Debrecen.hu

Adatvédelmi szabályzat

2010. november 14., vasárnap

5/2007. számú jegyzői utasítás az Adatvédelmi Szabályzatról. Hatálybalépés dátuma: 2009.01.01. Változatszám: 3.  A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) 31/A. § (3) bekezdés rendelkezéseinek alapul vételével az alábbi szabályzatot adom ki.

I. Általános rendelkezések

1.)A szabályzat célja a hivatali ügyintézés során a polgárok személyes adatainak védelme és a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosítása. 
2.)A szabályzat hatálya az Avtv. 1/A. §-ának megfelelően kiterjed a Polgármesteri Hivatal teljes körű feladat- és hatáskörének ellátására, illetve a Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatott valamennyi köztisztviselőre, ügykezelőre és munkavállalóra.
3.)Az értelmező rendelkezések tekintetében az Avtv. 2. §-ának 1–21. pontjai az irányadóak.

II. Személyes adatok védelme

1.)Az Avtv. alapján az érintett kérelmére indult eljárásban a szükséges adatok kezeléséhez való hozzájárulást vélelmezni kell, erre azonban a hatósági és egyéb eljárásokban az ügyfelet figyelmeztetni kell/jegyzőkönyvben, formanyomtatványon/.
2.)Különleges személyes adatok kezelésével járó ügyekben megkülönböztetett gondossággal kell eljárni. Figyelemmel kell lenni arra, hogy hasonló adatok kizárólag törvényi felhatalmazás alapján, illetve az érintett írásbeli hozzájárulásával kezelhetők.
3.)Szem előtt kell tartani a személyes adatok célhoz kötöttségét, ennek megfelelően az egyes eljárások során kezelt adatokat csak az adott ügy elintézése érdekében szabad felhasználni, más eljárásokkal illetve adatokkal nem kapcsolhatók össze, kivéve, ha azt törvény megengedi, vagy az érintett ahhoz hozzájárul. Konkrét ügyben hivatalból csak azokat a személyes adatokat lehet rögzíteni, amelyek kezelésére törvény felhatalmazást ad, mellőzve a bemutatott személyazonosító, egyéb okmányok, személyes iratok indokolatlan fénymásolását, megőrzését.
4.)Az adatminőség biztosítása céljából az adatfelvétel, és a további adatkezelés folyamán ügyelni kell a személyes adatok pontosságára, teljességére és időszerűségére, hogy emiatt az ügyfelek jogai ne sérülhessenek.
5.)A célhoz nem kötött és olyan adatokat, amelyekre nézve az adatkezelés célja megszűnt vagy módosult – az Iratkezelési Szabályzatban foglaltakkal összhangban – haladéktalanul, illetve az előírt megőrzési határidő leteltével meg kell semmisíteni. A személyes adatokat tartalmazó egyéb iratanyagok megsemmisítéséről szintén a szükséges biztonsági intézkedések mellett kell gondoskodni. 
6.)Az adattörlés maradéktalan megvalósítása érdekében az ügyintézőnek meg kell határozni az irattározásra kerülő anyagok selejtezési idejét a Polgármesteri Hivatal Ügyiratkezelési Szabályzata és Irattári Terve alapján.
7.)Személyes adatokat is tartalmazó iratot a Polgármesteri Hivatalból kivinni – munkaköri feladat ellátásának kivételével – csak a főosztályvezető egyetértésével lehet. Az ügyintéző ez esetben is köteles gondoskodni arról, hogy az ne vesszen el, ne rongálódjon, vagy semmisüljön meg, és tartalma illetéktelen személy, vagy szerv tudomására ne jusson.
8.)A fenti iratok telefaxon, elektronikus úton, illetve adatok telefonon csak kivételes esetben, csoportvezetői engedéllyel továbbíthatók. 
9.)Akár ügyintézőnél, akár irattárban lévő iratba hivatali köztisztviselőn kívül más személy – az ügyfél betekintési jogán és jogszabály kötelező előírásán túl – csak akkor tekinthet be, ha ezt hivatali tevékenységével összefüggő feladatellátás szükségessé teszi (pl. ügyészség, rendőrség, közigazgatási hivatal). Az ügyfél, vagy képviselője betekintési jogának gyakorlása során úgy kell eljárni, hogy ez által mások jogai ne sérülhessenek (a más személyre vonatkozó személyes adatokat valamilyen módon ki kell iktatni, el kell takarni). Ugyan így kell eljárni a másolat, kivonat készítésekor is.
10.)Az ügyintéző a nála lévő iratokat köteles munkaidőn túl – és amelyeket lehetséges munkaidőben is – szekrényébe zárva tartani, az asztalon és az irodában egyéb helyen hivatalos iratok csak a munkavégzés céljából, és annak tartama alatt tárolhatók.
11.)A közgyűlési jegyzőkönyvek közül a zárt ülések jegyzőkönyveit elkülönítve, zárt szekrényben kell tárolni.
12.)Az ügyfélfogadáshoz az ügyfélfogadó térben, illetve az ügyfélfogadásra szolgáló irodákban olyan körülményeket kell teremteni, amelyek kizárják azt, hogy az ügyfél által elmondottak illetéktelenek tudomására jussanak.
13.)Az egyes nyilvántartások, adatkezelések tekintetében a hozzáférési jogosultságot az illetékes főosztály vezetőjének személyre lebontottan meg kell határoznia, és az időszerű állapotnak megfelelően nyilván kell tartania.
14.)A kezelt adatokat továbbítani, vagy adatszolgáltatást teljesíteni csak akkor lehet, ha ahhoz az érintett kifejezetten hozzájárult, vagy azt törvény lehetővé teszi, illetve ha az átadott adatok kezelése, feldolgozása során biztosított a személyes adatok megfelelő szintű védelme. Az Avtv. 12. § (1) bekezdése alapján minden esetben regisztrálni (naplózni) kell, hogy milyen adatot, kinek, milyen célból, mikor továbbítottak vagy szolgáltattak ki. Ugyanezen rendelkezés értelmében az adattovábbításról vezetett nyilvántartást eltérő jogszabályi rendelkezés hiányában személyes adatok esetében minimum 5 évig, különleges adatok vonatkozásában pedig minimum 20 évig kell megőrizni.
15.)Az Avtv. szerint az érintettet megilleti az a jog, hogy személyes adatai kezeléséről tájékoztatást kérjen (tartalmát tekintve lsd. Avtv. 12. § (1) bekezdés), továbbá kérheti adatainak helyesbítését, vagy törlését. A hasonló tartalmú kérelmeket (a jogszabályi feltételek fennállása esetén) a törvény alapján lehetőség szerint soron kívül, legfeljebb azonban 30 napon belül - az előző pontban említett nyilvántartás alapján, vagy attól függetlenül - kell teljesíteni.
16.)Az Avtv. 16/A. §-ában szabályozott tiltakozási jog gyakorlásával kapcsolatban – a Polgármesteri Hivatal tevékenységének jellegére tekintettel – szem előtt tartandó, hogy e jogával az ügyfél nem élhet, ha az adatkezelést törvény rendelte el.

*5/2009. számú jegyzői utasítással elfogadott szöveg; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.

II/A. Elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazása

1.)Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala a Régi Városháza épületének Piac utca és Sas utca felőli bejáratainál, valamint az Új Városháza épületének Kálvin tér és Vár utca felőli bejáratainál kamerákat működtet a dolgozók értékeinek védelme, a Polgármesteri Hivatal vagyonának, működési rendjének védelme, valamint a munkarend betartásának ellenőrzése céljából. Az e tevékenység során megismert személyes adatokat az adatkezelő kizárólag a megjelölt célokra, az ehhez szükséges mértékben kezeli.
2.)A Polgármesteri Hivatal épületeiben elhelyezett kamerák az épületbe belépő és az onnan távozó dolgozók képmását rögzítik, azok előzetes, önkéntes hozzájárulása alapján. Az adatkezelés jogalapja az Avtv. 3. § (1) bekezdésének a) pontja szerinti hozzájárulás.
3.)A kamerák által rögzített felvételek megtekintésére kizárólag a jegyző (aljegyző), mint a munkáltatói jogkört gyakorló személy, továbbá azon dolgozók esetében, akiknél a polgármester munkáltatói jogokat gyakorol, a polgármester (alpolgármester) is jogosult.
4.)A kamerák által rögzített felvételeket a Polgármesteri Hivatal a rögzítéstől számított 7 napig tárolja. A felvételek törléséről – a jegyző felhatalmazása alapján – az Ellátási Osztály vezetője intézkedik. Az adatkezeléssel érintett személy a kamerák által rögzített felvételek 7 napnál korábbi törlését írásban kérheti a jegyzőtől.
5.) Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. 
6.) A kamerák által rögzített felvételek tárolása az alábbiak szerint történik:
- a Polgármesteri Hivatal Régi Városháza épületének Piac utca és Sas utca felőli bejáratainál elhelyezett kamerák esetében a Régi Városháza 1. és 2. számú portafülkéjében lévő - a kamerákhoz tartozó - számítógépek winchesterén (merevlemezén),
- a Polgármesteri Hivatal Új Városháza épületének Kálvin tér és Vár utca felőli bejáratainál felszerelt kamerák esetében a 015. számú monitorszobában lévő - a kamerákhoz tartozó - számítógép winchesterén (merevlemezén).
7.) Az adatkezelő védelmet nyújt különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.
8.) A Polgármesteri Hivatal épületeit ügyintézés céljából felkereső állampolgárokat a kamerák működéséről „kamerával megfigyelt terület” szöveggel ellátott táblák tájékoztatják. A tájékoztató táblák kamerák közelében, jól látható helyen történő elhelyezéséről, láthatóságáról, valamint az elektronikus megfigyelésről szóló tájékoztató a hivatal bejáratainál elhelyezett hirdetőtáblára történő elhelyezéséről és annak folyamatos kifüggesztéséről az Ellátási Osztály gondoskodik.
9.) Az adatkezeléssel kapcsolatban az érintett személy jogainak megsértése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A perre az adatkezelő székhelye (lakóhelye) szerinti bíróság az illetékes. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye (tartózkodási helye) szerinti bíróság előtt is megindítható. 
10.) A kamerák működéséről a Polgármesteri Hivatallal közszolgálati jogviszonyt, munkaviszonyt, illetőleg egyéb foglalkoztatási jogviszonyt létesítő személyeket is előzetesen tájékoztatni kell, valamint hozzá kell járulniuk a képmásuk felvételéhez és rögzítéséhez. A Polgármesteri Hivatallal foglalkoztatási jogviszonyt létesítők előzetes tájékoztatását, valamint az adatkezeléshez történő hozzájárulásukat tartalmazó formanyomtatványt az 5. számú melléklet tartalmazza. Az adatkezeléshez történő hozzájárulással kapcsolatos feladatokat a Jogi Osztály Humánpolitikai Csoportja látja el.

III. Közérdekű adatok nyilvánossága

1.) A Polgármesteri Hivatal a feladatkörébe tartozó ügyekben köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását. Ilyen ügyek különösen az önkormányzati költségvetés és annak végrehajtása, az önkormányzati vagyon kezelése, a közpénzek felhasználása és az erre kötött szerződések, a piaci szereplők, a magánszervezetek és –személyek részre különleges vagy kizárólagos jogok biztosítása.
2.) A hivatal hatáskörére, illetékességére, szervezeti felépítésére, szakmai tevékenységére, és annak értékelésére, a birtokolt adatfajtákra, a működésről szóló jogszabályokra és a gazdálkodásra vonatkozó adatokat bárki számára hozzáférhetővé kell tenni.
3.) A III/1. és III/2. pontban meghatározott közérdekű adatok nyilvánosságra hozataláról a Polgármesteri Hivatal Ellátási Osztálya Informatikai Csoportja gondoskodik a Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Kommunikációs Rendjéről szóló mindenkor hatályos együttes polgármesteri és jegyzői utasítás 1. számú mellékletét képező Közzétételi Szabályzat rendelkezéseinek megfelelően. A Polgármesteri Hivatal a fent meghatározott közérdekű adatokat Debrecen Megyei Jogú Város honlapján, a www.debrecen.hu címen közzéteszi. A közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem határidőn belüli teljesítése – mindezeket szükség szerint az adatvédelmi felelőssel egyeztetve – az illetékes szervezeti egység vezetőjének a feladata. *5/2009. számú jegyzői utasítással módosított szöveg; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.
4.) Az egyes hatósági és más konkrét ügyek intézésére, a jogszabályi előírásokra, illetve egyéb Debrecen Megyei Jogú Város honlapján, illetve az Önkormányzat egyéb kiadványaiban már megjelent közérdekű adatokra vonatkozó információkérésnek feladatkörén belül – a jegyző, illetve főosztályvezető előzetes tájékoztatása mellett - minden ügyintéző köteles pontosan, és haladéktalanul eleget tenni.
5.) Amennyiben a közérdekű adat igénylése testületi jegyzőkönyvbe foglalt adatra irányul, figyelemmel kell lenni a jegyzőkönyv nyílt, illetve zárt jellegére. Az adatokat kezelő szervezeti egység vezetője jogosult annak eldöntésére, hogy a zárt ülés jegyzőkönyvében szerepel-e nyilvánosságra hozandó közérdekű, vagy közérdekből nyilvános adat.*5/2009. számú jegyzői utasítással elfogadott szöveg; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.
6.) Az Avtv. 19/A. § (1) bekezdésében szabályozott, döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló (a törvény alapján 10 éven belül nem nyilvános) adat megismerésének engedélyezése iránti igényt kizárólag a jegyző bírálja el. *az 5/2010. számú jegyzői utasítással módosított szöveg; Hatályba lépett: 2010. november 10.
7.) A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről az 1. számú melléklet rendelkezik.

IV. Az adatvédelmi felelős

1.)Az Avtv. 31/A. § (1) bekezdése alapján megbízott belső adatvédelmi felelős az ugyanezen törvényhely (2) bekezdésben felsorolt feladatkörén belül

a/konkrét ügyekben felmerülő igények alapján adatvédelmi kérdésekben – ésszerű és elvárható határidőn belül – segítséget nyújt a főosztályok és osztályok vezetői, munkatársai részére,
b/főosztályonként évente ellenőrzi az Avtv. és az adatkezelésre vonatkozó ágazati jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásai és az adatbiztonsági követelmények teljesülését, a tapasztalatokról és az esetleges hiányosságok megszüntetése érdekében teendő intézkedésekről tájékoztatja az érintett főosztályt, szükség szerint a jegyzőt,
c/kivizsgálja és intézi a hozzá érkező bejelentéseket,
d/a b-c/ pontokban körülírt, vagy egyéb módon tudomására jutott visszásság esetén hivatalon belül felhívja az érintett köztisztviselőt a jogosultatlan adatkezelés megszüntetésére,
e/elkészíti és rendszeresen felülvizsgálja az adatvédelmi szabályzatot, jogszabály változás miatt, vagy más fontos okból gondoskodik annak módosításáról, kiegészítéséről,
f/vezeti az adatvédelmi nyilvántartást és összesíti, majd a kitűzött határidőre továbbítja az adatvédelmi biztos részére az Avtv.-ben előírt éves jelentést,
g/felkérés alapján oktatja az adatvédelmi ismereteket a Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek.

2.)Az adatvédelmi felelős az előző pontban leírtakon túl, igény szerint tájékoztatja a jegyzőt a konkrét ügyek, vagy jelentősebb soron kívüli feladatok végrehajtásáról, tapasztalatairól.
3.) Az adatvédelmi felelős a tárgyévet követő év január 31. napjáig felülvizsgálja az egyedi közzétételi listát a közzétételi listában nem szereplő közérdekű adatokra vonatkozó adatigénylések adatai alapján. A jelentős arányban vagy mennyiségben felmerült adatigénylések alapján javaslatot tesz a jegyzőnek az egyedi közzétételi lista kiegészítésére. A jegyző a javaslatról annak benyújtását követő 15 napon belül dönt.*5/2009. számú jegyzői utasítással elfogadott szöveg; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.

V. Egyéb rendelkezések

1.)Az adatvédelmi biztos részére az Avtv. szerint teljesítendő éves jelentéshez az érintett kezelt adataira vonatkozó, valamint a közérdekű adat megismerése iránti kérelmekről, az esetleges elutasításokról, azok indokaival együtt havonta kötelesek a főosztályvezetők tájékoztatni a Polgármesteri Hivatal belső adatvédelmi felelősét a szabályzat 2. sz. mellékletét képező adatlapon.
2.) A vezetők kötelesek a szabályzatban foglaltakat megismerni, munkájuk során alkalmazni, valamint gondoskodni arról, hogy azt a beosztott dolgozók ismerjék, előírásait munkavégzésük során alkalmazzák.
3.)Az V./2. pontban foglaltakon túl, a Polgármesteri Hivatal valamennyi munkatársa köteles

a/az Avtv. és az ágazati jogszabályok adatvédelmi előírásait megismerni, és maradéktalanul betartani,
b/előzetesen egyeztetni az adatvédelmi felelőssel a személyes adatok kezelését, vagy a közérdekű adatok nyilvánosságát érintő ügyekben, továbbá az adatvédelmi biztos közreműködését igénylő kérdésekben,
c/tájékoztatni a feladatkörében felmerült bármely egyéb ágazati adatvédelmi problémáról, esetleges állásfoglalásról vagy más fejleményről,
d/észrevétel esetén az adatkezeléssel kapcsolatosan feltárt visszásságot haladéktalanul megszüntetni,
e/az éves adatvédelmi jelentéshez vezetője útján adatot szolgáltatni,
f/a Polgármesteri Hivatalban szervezett adatvédelmi oktatásokon részt venni.

VI. Záró rendelkezések

3.)Az Adatvédelmi Szabályzat 2007. november 1. napján lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

Debrecen, 2007. október 31.

Dr. Szekeres Antal sk.
jegyző
 
1.számú melléklet

SZABÁLYZAT
A KÖZÉRDEKŰ ADATOK MEGISMERÉSÉRE IRÁNYULÓ IGÉNYEK TELJESÍTÉSÉNEK RENDJÉRŐL

A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) 20. § (8) bekezdésében, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet (a továbbiakban: Ámr.) XIII. fejezetében foglaltak alapján a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét a Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal ( a továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) tevékenységére kiterjedően az alábbiakban határozom meg. *az 5/2010. számú jegyzői utasítással módosított szöveg; Hatályba lépett: 2010. november 10.

I. Bevezető rendelkezések

1.)A közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos alapvető kérdésekben a Polgármesteri Hivatal Adatvédelmi Szabályzatának III. fejezetében foglaltak az irányadók.
2.)A szabályzat célja, hogy – az Avtv.- ben, illetve az Ámr.- ben foglalt előírások figyelembevételével –
–elősegítse a közérdekű adatok megismerésére vonatkozó jog érvényesülését,
–meghatározza a kérelem esetén követendő eljárás menetét, az ügyintézésben résztvevő személyeket,
–rögzítse az adatokat megismerni kívánó személy jogait és kötelezettségeit, valamint
–meghatározza a Polgármesteri Hivatal, mint adatszolgáltató jogait és kötelezettségeit.
3.)A Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni a következő adatok igénylésére:
a)a Polgármesteri Hivatal kezelésében lévő közérdekű adatok, közérdekből nyilvános adatok, valamint
b)a Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek, ügykezelőinek, munkavállalóinak közérdekből nyilvános adatai (a továbbiakban együtt: közérdekű adat).

II. A közérdekű adatok igénylése, az igénylések teljesítésének eljárásrendje

1.)A közérdekű adat megismerése iránt bárki szóban, írásban, vagy elektronikus úton igényt nyújthat be a Polgármesteri Hivatalnál.
2.)Közérdekű adat iránti igény írásban a Polgármesteri Hivatal postai címén (4024 Debrecen, Piac utca 20.), a jegyzo@ph.debrecen.hu elektronikus levélcímen, és a 06-52/511–422 – es faxszámon terjeszthető elő.
3.)A szóban előterjesztett igényt akkor lehet szóban teljesíteni, ha
–az igénylő szóban kéri a választ, illetve az számára kielégítő;
–az igényelt adat az Önkormányzat honlapján, vagy más módon jogszerűen már nyilvánosságra került;
–az igényelt adat a Polgármesteri Hivatal munkatársainak nevére, beosztására, hivatali elérhetőségére vonatkozik;
–az igény az Önkormányzat, illetve a Polgármesteri Hivatal eljárására, hatáskörére, az alkalmazott jogszabályokra vonatkozó általános tájékoztatással teljesíthető.
4.) A szóban előterjesztett kérelmekről – amennyiben a tájékoztatás azonnal nem teljesíthető – a 3. számú melléklet szerinti adatlapot kell kitölteni, és azt – az írásban, és elektronikus úton benyújtott igényekhez hasonlóan – iktatni kell.
5.)Az igénylő közérdekű adat megismerésére vonatkozó írásbeli kérelmét benyújthatja az általa írt igénylési formában, vagy a Polgármesteri Hivatal által e célra rendszeresített igénybejelentő nyomtatványon (3. számú melléklet). A nyomtatvány a Polgármesteri Hivatal bármely Osztályán igényelhető, és benyújtható.
6.)A benyújtott igényekben kért közérdekű adatok teljesítéséről az igényelt adatot kezelő szervezeti egység gondoskodik. Amennyiben az igény nem az annak teljesítésére illetékes Osztályhoz érkezik be, akkor azt a jegyző részre kell továbbítani, aki az igénybejelentés tartalma alapján kijelöli az adatszolgáltatásra köteles szervezeti egységet az igénybejelentő lap megfelelő Osztályra szignálása révén.
7.)Amennyiben az elektronikus úton benyújtott adatigénylés nem a II./2. pontban megjelölt e – mail címre érkezik, azt a jegyzo@ph.debrecen.hu e – mail címre kell továbbítani. A Polgármesteri Hivatal kijelölt munkatársa a megjelölt e – mail címre érkezett igényeket kinyomtatja, majd továbbítja a jegyző részre, aki az igényeket illetően a II./6. pontban meghatározottak szerint jár el.
8.)Az adatigénylésnek közérthető formában, és – amennyiben az aránytalan költséggel nem jár – az igénylő által kívánt technikai eszközzel, illetve módon írásban (vagy, ha az igényben elektronikus levelezési címet is közölt, úgy elektronikus úton) kell a lehető legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 15 napon belül eleget tenni. A közérdekű adatokat kezelő szerv nem vizsgálja az adatkérés célját, a kérelmező akár közérdekből, saját jogos érdekéből, csoportérdek megvalósítása céljából, illetőleg az adatkérés céljának megjelölése nélkül is kezdeményezheti a közérdekű adatok megismerését. *5/2009. számú jegyzői utasítással módosított szöveg; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.
9.) A Polgármesteri Hivatal a közérdekű adatot tartalmazó adathordozóról történő másolat készítéséért – legfeljebb az azzal kapcsolatban felmerült költség mértékéig terjedően – költségtérítést állapít meg a Polgármesteri Hivatal nyomdájában végzett sokszorosítási, a mikrofilm adatszolgáltatási, a gépjárművek bérbevételével, a közérdekű adatok másolására vonatkozó, és az önkormányzati közlönyök készítésével kapcsolatos szolgáltatási díjak megállapításáról szóló 3/2009. számú együttes polgármesteri és jegyzői utasításban foglaltak szerint, melyet az igénylő kérésére előre közölni kell. A költségtérítésről szóló tájékoztatót a www.debrecen.hu oldalon közzé kell tenni. *az 5/2010. számú jegyzői utasítással módosított szöveg; Hatályba lépett: 2010. november 10.
10.)Az igényelt információt abban az esetben is az igénylő rendelkezésére kell bocsátani, ha az a nyilvánosságra hozatala révén egyéb módon (pl. a www.debrecen.hu honlapon) bárki számára hozzáférhető (erre a körülményre az igénylő figyelmét fel kell hívni a válaszban), kivéve, ha az adat nyilvánosságra hozatalának módját jogszabály rendezi és annak a Polgármesteri Hivatal eleget tett.
11.) A közérdekű adatigénylésre adott válasz kiadmányozására az adatok kezelését végző Osztály vezetője jogosult, kivéve az Avtv. 19/A. § – ában szabályozott, döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló (a törvény alapján 10 éven belül nem nyilvános) adatokat tartalmazó tájékoztatást, melynek kiadmányozási joga a jegyzőt illeti. *az 5/2010. számú jegyzői utasítással módosított szöveg; Hatályba lépett: 2010. november 10.

III. Az igények teljesíthetetlensége esetén követendő eljárás, tilalmak

1.)Amennyiben az igényelt adatok nem hozhatók nyilvánosságra, az adatokat kezelő szervezeti egység vezetője megtagadhatja az igény teljesítését. Az igény teljesítésének megtagadásáról 8 napon belül írásban, vagy – ha igénylő elektronikus levelezési címe ismert – elektronikus úton kell tájékoztatni az igénylőt és a jegyzőt
2.) Az igényteljesítés megtagadásáról szóló tájékoztatásban rögzíteni kell az igényteljesítés megtagadásának tényét, a megtagadás indokát, a jogorvoslat lehetőségéről való tájékoztatást (Avtv. 21.§) az illetékes bíróság megjelölésével, továbbá a per illetékmentességére történő utalást.
A bírósági perek elkerülése érdekében a Polgármesteri Hivatal az igényteljesítés elutasításakor a megtagadás jogszerűségét és megalapozottságát bizonyítani köteles..*5/2009. számú jegyzői utasítással módosított szöveg; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.
3.)A közérdekű adat hordozójáról a másolat kiállítása nem tagadható meg azon az alapon, hogy az adathordozó nem közérdekű, vagy jogszerűen meg nem ismerhető adatot is tartalmaz, ezekben az esetekben a meg nem ismerhető adatot a másolaton felismerhetetlenné kell tenni.
4.)A közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítése nem utasítható el arra hivatkozással, hogy annak közérthető formában nem lehet eleget tenni, vagy mert a nem magyar anyanyelvű igénylő anyanyelvén, vagy az általa ismert más nyelven fogalmazta meg az igényét. Ennek megfelelően idegen nyelvű igénylés során elsősorban a Polgármesteri Hivatal adott nyelvben jártas köztisztviselőjének kell közreműködnie a fordításban, tolmácsolásban.

5.)*5/2009. számú jegyzői utasítás hatályon kívül helyezte; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.
6.)*5/2009. számú jegyzői utasítás hatályon kívül helyezte; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1.

5.)Az adatvédelmi felelős évente értesíti az adatvédelmi biztost az elutasított igényekről, valamint az elutasítások indokairól.

IV. Adatvédelmi előírások

1.)A Polgármesteri Hivatal által közzétett adatok megismerését regisztrációhoz, személyazonosító adatok közléséhez nem lehet kötni. Az elektronikusan közzétett közérdekű adatokhoz történő hozzáférés biztosításához személyes adat csak annyiban kezelhető, amennyiben az technikailag elengedhetetlenül szükséges, a személyes adatokat ezt követően haladéktalanul törölni kell.
2.)Az igénylő személyes adatai közül legfeljebb a név és lakcím, továbbá az elérhetőségre vonatkozó adatokat szabad felvenni, amelyeket az igény teljesítését, illetve a költségek megfizetését követően az ügyiratból törölni kell. Az iktatást, nyilvántartást úgy kell megszervezni, hogy az adatszolgáltatást követően az igénylő személyes adatai haladéktalanul törölhetőek legyenek.
3.)A személyes adatok törlése érdekében a közérdekű adatok igénybejelentés nyomtatványán külön rész szolgál a személyes adatok feltüntetésére. A személyes adatok részt az adatszolgáltatás teljesítését követően el kell választani a nyomtatványtól, és gondoskodni kell a leválasztott rész megsemmisítéséről.

2. számú melléklet:

A D A T L A P
az adatvédelmi biztos részére teljesítendő éves jelentéshez

1.)Az érintett személyes adatainak kezeléséről való tájékoztatásra, adatainak helyesbítésére, törlésére vonatkozó kérelmek (Avtv. 13. § (3) bekezdés)

száma összesen: ………………………………

- ebből teljesített: ………………………………

- részben teljesített: ………………………………

- elutasított: ………………………………

Elutasított kérelem esetén az elutasítás indoka:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.)Közérdekű adat megismerése iránti kérelmek (Avtv. 20. § (9) bekezdés)

száma összesen: ………………………………

- ebből teljesített: ………………………………

- részben teljesített: ………………………………

- elutasított: ………………………………

Elutasított kérelmek esetén az elutasítás indoka:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Kelt:……………………………

 ………………………………………..
főosztály vezetője
 

3. számú melléklet:

Igénybejelentés közérdekű adat megismerésére

Az igényelt közérdekű adat meghatározása, leírása:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

A közérdekű adatok igénylésével kapcsolatos feladatok (Aláhúzással kell az igényt jelezni!)
A közérdekű adatokat
- személyesen, csak az adatok megtekintésével kívánom megismerni
- személyesen, az adatok megtekintésével kívánom megismerni, és másolatot is kérek
- csak másolat formájában igényelem, s a másolat
- papír alapú legyen
- számítógépes adathordozó legyen
- floppy
- CD
- PenDrive (az ügyfél által biztosított)
- elektronikus levél legyen.
- A másolatot (papír és számítógépes adathordozó esetén)
- személyesen kívánom átvenni
- postai úton kérem.

Észrevételek, feljegyzések az adatközlés teljesítésére:
Adatkérés időpontja: ………………………………………………
A felmerült költség összege: ………………………………………………

Feljegyzés az igény megtagadásáról, elutasításáról:
Az elutasítás oka: ................................................................................................................................................................................................……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

A személyes adatokra vonatkozó rész csak addig kezelhető, míg az adatszolgáltatást nem teljesítették. Az adatszolgáltatást követően ezt a részt le kell vágni és meg kell semmisíteni!

Személyes adatok:

Név: ……………………………………………  Lakcím (levelezési cím): ……………………………………
Telefonszám: ………………………………………. E-mail cím: ………………………………………...........
Egyéb: …………………………………………………………………………………..........

4. számú melléklet *az 5/2010. számú jegyzői utasítás hatályon kívül helyezte; Hatályba lépett: 2010. november 10.

*5/2009. számú jegyzői utasítással elfogadott szöveg; Hatályba lépett: 2009. szeptember 1. 5. számú melléklet

DEBRECEN MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

Tájékoztató  kamera-rendszer üzemeltetéséről

Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Régi Városháza épületének Piac utca és Sas utca felőli bejáratainál, valamint az Új Városháza épületének Kálvin tér és Vár utca felőli bejáratainál kamera-rendszer működik. A Polgármesteri Hivatal e létesítményeket a dolgozók értékeinek védelme, a Polgármesteri Hivatal vagyonának, működési rendjének védelme, valamint a munkarend betartásának ellenőrzése céljából működteti. Az e tevékenység során megismert személyes adatokat az adatkezelő kizárólag a megjelölt célokra, az ehhez szükséges mértékben kezeli.

A Polgármesteri Hivatal dolgozói tekintetében a munkavégzés és pihenőidő szabályai, valamint a napközbeni távollét engedélyezésére vonatkozó rendelkezések a Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata és szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 17/2000. (V. 1.) Kr. rendelete 6. számú mellékletében, az egységes Közszolgálati Szabályzatról szóló 1/2006. sz. együttes polgármesteri és jegyzői utasítás II. és VII. fejezetében, valamint a munkáltatói intézkedésről szóló 3/2002. sz. jegyzői utasítás II.) és IV.) fejezetében kerültek meghatározásra.

A fenti szabályok értelmében a heti munkaidő negyven óra, amely

a.) Az Okmányosztályon és a Kálvin téri földszinti ügyfélszolgálatokon dolgozók esetében:
- hétfőn 8:00 - 16:00 óráig
- kedden 8:00 - 17:30 óráig
- szerdán 8:00 - 16:00 óráig
- csütörtökön 8:00 - 17:30 óráig
- pénteken 8:00 - 13:00 óráig

b.) A Polgármesteri Hivatal a.) pontban nem szereplő szervezeti egységei és dolgozói esetében:
- hétfőn 8:00 - 16:00 óráig
- kedden 8:00 - 16:00 óráig
- szerdán 8:00 - 16:00 óráig
- csütörtökön 8:00 - 18:00 óráig
- pénteken 8:00 - 14:00 óráig tart.

A fentieken túl a Pallag Polgári Védelmi Vezetési Pont és a Józsa Polgári Védelmi Kirendeltség Raktárbázis gondnoksági feladatait ellátó munkavállaló(k) esetében a heti munkaidő: hétfő - péntek 8:00 - 16:00 óra.

Az ebédidő igénybevételére 11:45 - 13:30 óra közötti időtartamon belüli van lehetőség, konkrét időpontját a közszolgálati dolgozó, munkavállaló közvetlen vezetője határozza meg, figyelemmel a feladatellátás zavartalanságának biztosítására.

A munkából való napközbeni távollét – indokolt esetben történő – engedélyezésére a dolgozó közvetlen irányítását ellátó vezető jogosult. (Az osztályvezető, valamint a főosztályvezető közvetlen irányítása alá tartozó dolgozó esetében a főosztályvezető; a csoportvezető, illetve az osztályvezető közvetlen irányítása alá tartozó dolgozó tekintetében az osztályvezető jogosult a napközbeni távollét engedélyezésére. A csoporttagozódással rendelkező osztályok dolgozóinak a napközbeni távollétet - az osztályvezetőn kívül, az adott csoportban - a csoportvezető is engedélyezheti).

A Polgármesteri Hivatal épületeiben elhelyezett kamerák az épületbe belépő és az onnan távozó dolgozók képmását rögzítik, azok előzetes, önkéntes hozzájárulása alapján. Az adatkezelés jogalapja a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII törvény (a továbbiakban: Avtv.) 3. § (1) bekezdésének a) pontja szerinti hozzájárulás.

Az Avtv. rendelkezései alapján a kamerák által felvett és rögzített adatok személyes adatnak minősülnek.
Az Avtv. értelmező rendelkezése szerint adatkezelésnek minősül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is.

A kamerák által rögzített felvételek megtekintésére kizárólag a jegyző (aljegyző), mint a munkáltatói jogkört gyakorló személy, továbbá azon dolgozók esetében, akiknél a polgármester munkáltatói jogokat gyakorol, a polgármester (alpolgármester) is jogosult.
A kamerák által rögzített felvételeket a Polgármesteri Hivatal a rögzítéstől számított 7 napig tárolja. A felvételek törléséről – a jegyző felhatalmazása alapján – az Ellátási Osztály vezetője intézkedik. Az adatkezeléssel érintett személy a kamerák által rögzített felvételek 7 napnál korábbi törlését írásban kérheti a jegyzőtől.

Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat.

Az adatkezelő gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

A kamerák által rögzített felvételek tárolása az alábbiak szerint történik:
- a Polgármesteri Hivatal Régi Városháza épületének Piac utca és Sas utca felőli bejáratainál elhelyezett kamerák esetében a Régi Városháza 1. és 2. számú portafülkéjében lévő - a kamerákhoz tartozó - számítógépek winchesterén (merevlemezén),
- a Polgármesteri Hivatal Új Városháza épületének Kálvin tér és Vár utca felőli bejáratainál felszerelt kamerák esetében a 015. számú monitorszobában lévő - a kamerákhoz tartozó - számítógép winchesterén (merevlemezén).

Az adatkezelő védelmet nyújt különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.

A kamerák működéséről az ügyfelek tájékoztatása érdekében – a kamerák közelében, jól látható helyen – „kamerával megfigyelt terület” szöveggel tájékoztató táblák kerülnek elhelyezésre.

Az adatkezeléssel kapcsolatban az érintett személy jogainak megsértése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A perre az adatkezelő székhelye (lakóhelye) szerinti bíróság az illetékes. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye (tartózkodási helye) szerinti bíróság előtt is megindítható.

A személyes adatok kezelésének szabályai az Adatvédelmi Szabályzatról szóló 5/2007. számú jegyzői utasításban találhatók (az Adatvédelmi Szabályzat elektronikus elérési útvonala:).
 

Hozzájáruló nyilatkozat
személyes adatok kezeléséhez

Alulírott ……………………….………..……….…. (szül. hely, idő.: …………………………..……………………………., an.: ……………………….………….…………., ………………………….…………………. Osztály/Főosztály), Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalával közszolgálati jogviszonyt/munkaviszonyt létesítő, a fenti tájékoztatásban foglaltakat tudomásul vettem, és Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Régi Városháza épületének Piac utcai és Sas utcai bejáratainál, valamint az Új Városháza épületének Kálvin téri és Vár utcai bejáratainál elhelyezett kamerák által képmásomról készített felvételekre vonatkozó adatkezeléshez jelen nyilatkozat aláírásával hozzájárulásomat adom.

Kijelentem, hogy a fenti tájékoztató tartalmát megismertem. Tudomásul veszem, hogy a Polgármesteri Hivatal a kamerákat a dolgozók értékeinek védelme, a Polgármesteri Hivatal vagyonának, működési rendjének védelme, valamint a munkarend betartásának ellenőrzése céljából üzemelteti. Hozzájárulok, hogy a rólam készült felvételek a munkaidő betartásának ellenőrzéséhez felhasználásra kerüljenek.

Kijelentem, hogy hozzájárulásomat önkéntesen, minden befolyástól mentesen adtam meg.

Debrecen, 200…………………………….

……..……………..………………………………………….
közszolgálati jogviszonyt/munkaviszonyt létesítő aláírása